三个案例提醒：会计人员不容忽视做账过程中的“证据链”

案例1：会议费的证据链

公司支付年终经营总结会发生的会务费共计10.6万元，取得增值税专用发票。

▼ 会计处理如下：

借：管理费用-会务费  10万元

        应交税费-应交增值税（进项税额） 0.6万元

贷：银行存款  10.6万元

▼ 证据链包括：

1）会务审批单；

2）会务合同或者协议；

3）会务进程单；

4）出席签到单；

5）付款证明；

6）合规的增值税专用发票；

7）费用的预算情况；

8）会务现场照片（或者其他影像资料）；

9）其他资料。 

案例2：办公费的证据链

北京某商贸公司2016年5购买日常用办公用品468000元，取得了专用发票。

▼ 会计处理如下：

借：管理费用-办公费  40万元

        应交税费-应交增值税（进项税额） 6.8万元

贷：银行存款  46.8万元

▼ 证据链包括：

1）购买办公品的审批单；

2）采购办公品合同或者协议；

3）合规的办公用品发票；

4）办公用品清单或者明细表（列明货物名称、单价、数量等）；

5）若属于支付的现金还需要收款方的有效凭据，若属于银行支付的则需要银行付款证明；

6） 其他资料。 

案例3：劳保费的证据链

济南一家公司2016年12月份购买服装用作工作服，取得增值税专用发票，价税合计金额23.4万元。

▼ 会计处理如下：

借：管理费用-劳保费  20万元

        应交税费-应交增值税（进项税额） 3.4万元

贷：银行存款  23.4万元

▼ 证据链包括：

1）购买工装的采购合同；

2）公司劳动手册上明确写着：工作服属于公司所有，甚至注明员工离职一律交回公司；

3）合规的增值税专用发票；

4）公司内部制度要求上班必须穿戴工作服；

5）制服价应该符合行业一般标准，也就是说不能远高于行业价，或者远高于生产经营需要的要求；

6）其他资料。

案例总结

1）会计人员做账的依据不仅仅是一张正规的发票，更需要通过取得多个证据链来共同佐证该项业务的真实性、合理性、合法性；

2）会计人员的每一笔账务必须吻合业务，真实地还原该项业务的本来面目与来龙去脉。

（文章来源：北京国税  2016年5月26日）

华税短评：

随着市场经济的发展，会计环境也日趋复杂化，会计人员工作压力越来越大，会计人员的职业风险也在不断提高。

会计是一门有规则、有逻辑的学科，专业性、技术性较强，由于会计人员自身业务水平、知识面、职业判断能力的局限性，很可能造成会计业务处理的错误或者不当，导致会计信息的错报、漏报等。因此，会计人员在会计业务处理过程中应当规范会计资料的管理，确保各项业务中“证据链”的完整，即便出现会计业务处理错误或者不当，也可以通过相关材料予以佐证，一定程度上弥补因会计业务处理不当造成的损失。