合同签名盖章审核不当的风险提示

来源:上海一中法院 作者:杨莹 人气: 时间:2024-04-02
摘要:合同是交易的核心,企业在订立合同的过程中,可能遇到对方伪造、私刻、擅自加盖印章,或者有签名无盖章、有盖章无签名等情况,从而就合同是否发生效力引起大量纠纷,不利于交易顺利开展。

  为助力优化营商环境,上海一中院官方微信公众号推出《宜商法企通》栏目,为企业提供案例参考、合规建议、释法意见及研讨会、讲座成果等,开展风险防范宣传,提升企业合规意识,降低企业合规成本,促进各类市场主体有序健康发展。2023年《合同编通则司法解释》的颁布及《公司法》修订后,对企业合规提出了新的要求,为帮助企业了解法律新规规定,更好地防范法律风险,一中法院宜商法企通栏目将推出“小建议·大合规”系列。

  合同是交易的核心,企业在订立合同的过程中,可能遇到对方伪造、私刻、擅自加盖印章,或者有签名无盖章、有盖章无签名等情况,从而就合同是否发生效力引起大量纠纷,不利于交易顺利开展。《合同编通则司法解释》第22条对异常人章关系及其合同效力进行了规定,主要包括“真人假章”“有人无章”“有章无人”三种情形。

  本文将结合审判实践,针对企业缔约过程中涉及印章的多发高发风险情形,“对症下药”提供法律风险提示,以期帮助企业提前防范缔约风险。

Part 1 关于行为人的身份和权限的审查

  企业在签约过程中的关注点需从“认章”向“认人”转变,即核实行为人(即签章人)有无代表权或代理权,这就要求企业在缔约前审查对方行为人身份和权限。

  【问题与风险】

  司法实践中,有的法定代表人、负责人或代理人在盖章之时没有代表权或者代理权,亦或超越其代表权限或代理权限,虽在合同上加盖企业印章,但事后该企业以行为人没有代表权或代理权等为由否定合同效力。

  法定代表人或负责人一定能代表企业吗?

  风险:不一定。一般情况下,法定代表人或负责人在以企业名义对外签订合同时,无需企业另行授权,即可代表企业。但是在法律法规规定合同所涉事项应当由企业权力机构(例如股东会)或者决策机构(例如理事会)进行决议的,法定代表人或负责人的代表权是受限的。若合同相对方未尽到合理审查义务的,该合同不对企业发生效力,企业也无需承担违约责任。典型的例子如企业对外担保。

  委托代理有什么风险?

  定义:委托代理指委托人委托代理人处理事务,例如企业可授权委托代理人代为订立合同。

  风险:一般情况下,委托代理对代理事项、权限和期限有明确约定。而代理人在没有代理权限、超越代理权限或者代理权终止后,仍然以企业名义对外订立合同,但未经企业认可的,则该合同对企业不发生效力。

  职务代理有什么风险?

  定义:职务代理指企业工作人员在其职权范围内,以企业名义对外进行民事法律行为,例如负责企业业务的员工在其职权范围内,代表企业对外签订合同。在商事领域,职务代理与委托代理的区别主要如下:

  首先,委托代理一般是一事一授权,而职务代理一经授权可反复多次适用;其次,委托代理的权限以授权委托书为准,而职务代理的权限则以日常交易为限,重大交易仍需获得特别授权;再者,委托代理情况下的无权代理,企业通常不承担任何责任,而职务代理情况下,企业仍需为其过错承担责任,例如企业对其工作人员怠于履行选任监督责任。

  风险:企业工作人员以企业名义订立的合同涉及事项存在以下情形时,则视为该企业工作人员超越其职权范围,合同对企业不发生效力:

  ❖依法应当由企业权力机构或者决策机构进行决议;

  ❖依法应当由企业执行机构(例如董事会、理事会)决定;

  ❖依法应当由法定代表人、负责人代表企业实施;

  ❖不属于通常情形下依该企业工作人员职权可以处理的事项。

  【提示与建议】

  1.核实行为人的身份

  综合考虑合同内容,明确行为人是以个人名义签订合同,还是代表企业签订合同。若是以法定代表人、负责人或代理人的身份签订合同,则涉及身份核实,具体如下:

  ❖法定代表人、负责人身份核实。法定代表人和负责人的身份可以通过营业执照、企业章程进行审查,或通过国家企业信用信息公示系统等公开途径进行查询。

  ❖代理人身份核实。若行为人是代理人,则须进一步审查代理类型。若是委托代理的代理人,主要形式审查有无授权委托书;若是职务代理的企业工作人员,主要审查行为人是否为企业在职员工以及是否享有法定职权,行为人的着装、工作场所、工作时间和签约地点等行使职权的外观因素,也是需要考虑的因素。

  2.核实行为人的代表权限或者代理权限

  主要确认行为人是否为越权代表或者无权代理。具体如下:

  ❖当行为人是法定代表人或负责人时,在法律法规无特殊规定的情况下,一般都能代表企业。

  ❖当行为人是代理人时,主要考察授权委托书载明的授权范围、授权时间;当行为人是企业工作人员时,需要考察工作人员的职务、职权,适当留意盖章地点、盖章时间等是否在该企业工作地点或工作时间,重大交易还需要核实该工作人员是否获得特别授权,并了解该企业章程、机构设置、合同审批流程等。

Part 2 关于真人假章的处理

  “真人假章”主要指行为人是有代表权或代理权的,但合同上加盖的印章不是备案印章或者系伪造印章,主要包括:

  ❖法定代表人、负责人在合同书上签字;

  ❖代理人、工作人员以代理人身份在合同书上签字;

  ❖代理人、工作人员尽管并未在合同书上签字,但能够证明其以代理人身份参与了缔约磋商。

  【问题与风险】

  在司法实践中,代企业缔约的法定代表人、负责人或代理人确有代表权或代理权,合同也体现企业的真实签约意思,而部分企业为逃避合同责任,故意加盖假章,并在事后主张合同对该企业不发生效力。

  【提示与建议】

  在法定代表人、负责人或代理人以企业名义订立合同且未超越权限,企业仅以合同加盖的印章不是备案印章或者系伪造的印章为由主张该合同对其不发生效力的,人民法院不予支持。

  建议:一方面,企业在签订合同前,可通过前述方式审查行为人的身份和权限,并留存审查过程的证据;另一方面,还需审查所加盖印章的类型和真伪,可参考以下几个方面:

  ❖形式审查。例如审查印章上的企业名称是否与企业一致,印章上的字是否扭曲,字体是否符合一般标准以及印章颜色是否异常等;

  ❖资格审查。例如审查所用印章是否与在权威部门备案的一致,在此前或其他交易中是否使用过;

  ❖类型审查。印章种类繁多,常见有公章、合同专用章、业务章、财务章等,因此需审查所使用印章种类和合同类型是否匹配,是否超越印章使用范围。

Part 3 关于有人无章的处理

  “有人无章”指的是合同书上虽然有行为人的签名,但未加盖印章。

  【问题与风险】

  在实践中,部分企业在事后以未加盖公章,系行为人擅自签约为由,主张签约是行为人个人行为,从而否认合同对企业发生效力。

  【提示与建议】

  在能够证明行为人是代表企业签订合同,且在订立时并未超越权限的,即使未加盖印章,合同依然对企业发生效力。值得注意的是,若合同当事人明确约定以加盖印章作为合同成立条件的,则合同因不满足成立要件而不成立,对企业不发生效力。

  建议:

  ❖企业在签约前,确认合同相对方是企业还是行为人个人,并相应核实行为人的身份和权限,并留存审查过程的证据;在签约时,应明确合同是否对合同成立条件另有约定,若合同明确约定以加盖印章作为合同成立条件,应督促行为人及时加盖印章。

  ❖企业在人员管理方面,应尽量选派可信人员担任法定代表人、负责人或代理人,对于离职高管或涉及业务的工作人员,及时收回身份证明文件,并告知潜在交易方。

  ❖企业可在合同中约定以加盖印章为合同成立条件,以减少“有人无章”情形下承担合同责任的情况发生。

Part 4 关于有章无人的处理

  “有章无人”指的是合同书上仅有盖章并无行为人的签字。“有章无人”按照印章的真假,可分为“真章无人”“假章无人”。

  【问题与风险】

  在实践中,部分企业以合同书上的印章系行为人伪造、私刻,否认合同效力,或者认为印章系行为人未经企业同意擅自加盖,拒绝履行合同义务。

  若合同加盖印章确认为假章,如前所述,若不能确定印章系何人所盖或与何人磋商缔约,证明该行为人在其权限范围内订立合同,自然合同不对企业发生效力;若合同加盖印章确认是真章,在不能确定行为人时,因无法适用代表或代理制度,合同亦不成立。

  【提示与建议】

  如果能够确定合同系法定代表人、负责人或代理人在其权限范围内签订,无论其所加盖章的真伪,该合同都对企业发生效力。

  建议:一方面,企业在签约前通过前述方式核实对方行为人的身份和权限,并留存审查过程的证据,并督促行为人在加盖印章的同时签字确认,完备签约形式。另一方面,企业在印章管理方面,加强对印章原件的保管,可安排专人负责保管、用印,留存用印记录和用印文件副本,建立健全用印审批程序。

  附法律规定

  《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民法典〉合同编通则若干问题的解释

  第二十二条 法定代表人、负责人或者工作人员以法人、非法人组织的名义订立合同且未超越权限,法人、非法人组织仅以合同加盖的印章不是备案印章或者系伪造的印章为由主张该合同对其不发生效力的,人民法院不予支持。

  合同系以法人、非法人组织的名义订立,但是仅有法定代表人、负责人或者工作人员签名或者按指印而未加盖法人、非法人组织的印章,相对人能够证明法定代表人、负责人或者工作人员在订立合同时未超越权限的,人民法院应当认定合同对法人、非法人组织发生效力。但是,当事人约定以加盖印章作为合同成立条件的除外。

  合同仅加盖法人、非法人组织的印章而无人员签名或者按指印,相对人能够证明合同系法定代表人、负责人或者工作人员在其权限范围内订立的,人民法院应当认定该合同对法人、非法人组织发生效力。

  在前三款规定的情形下,法定代表人、负责人或者工作人员在订立合同时虽然超越代表或者代理权限,但是依据民法典第五百零四条的规定构成表见代表,或者依据民法典第一百七十二条的规定构成表见代理的,人民法院应当认定合同对法人、非法人组织发生效力。

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